PROBLEMAS EN LAS ORGANIZACIONES Hablare de los diferentes ejemplos de problemas que se pueden dar en una organización, cuales con sus síntomas, sus lecciones, algunos ejemplos, las soluciones que se le pueden dar su diagnóstico y su seguimiento. Hablare de los planteamientos de problema 8,9 y 10. El Planteamiento de problema 8 se llama propiciamos el individualismo en el trabajo. Y que quiere decir eso que la organización presenta problemas con el trabajo en equipo que carecen de este y han ido inculcando el individualismo entre las diferentes áreas y si se cumple las tareas, pero no en conjunto. Pero siempre nos quejamos de esto hasta lo decimos de nuestro país decimos que los mexicanos somos individualistas y es totalmente cierto, fomentamos este tipo de conducta y luego nos estamos quejando por esto. Esto definitivamente no resolverá el problema, pero es necesario reconocer lo que hemos hecho por propiciar dicha conducta. Los principales síntomas de esta problemática son: • La gente se responsabiliza por sus propios resultados, sin importarle los de la empresa • Casi no hay ayuda ni cooperación mutua. • Los problemas tienden a darse entre las intersecciones de los puestos y de los departamentos. • Muchos problemas son originados por el propio personal • No hay coordinación entre las áreas y los puestos • Aunque algunas áreas cumplen con su trabajo, como organización no hay unión y nos quedamos lejos de las metas y objetivos Si se habla de las lecciones podemos decir que los modelos de organización que se han dado en las empresas, generan que el personal se responsabilice por su trabajo pero que no le den tanta importancia a los resultados. Por lo que la administración debe de prestar atención a esto y propiciar el ambiente adecuado y la organización necesaria para que se dé el trabajo por equipo, reconocer los logros en equipo, objetivos comunes, etc. En una empresa hay que reconocer que todas las tareas que se desarrollan es necesario la cooperación y colaboración, pues realmente se trabaja como sistema, tareas aisladas no funcionan y algo sumamente importante es el compromiso por el resultado. Pero igual los jefes deben ayudar a dejar este tipo de conducta atrás y no propiciar el individualismo, o dividiendo tareas o que eviten la interrelación de su gente. Es tiempo de comprender la importancia del trabajo por equipo, pero este donde todos se conciben como un gran equipo para responder a los retos de su entorno, y no se conformen con formar equipos de trabajo, de aula, donde se reúnen a tomar un caso de estudio; se requiere fomentar el verdadero trabajo en equipo. Algunos ejemplos de esto son: 1. En la empresa a la que se hizo referencia en el caso 1, fabricante de herramientas, cuando se hizo el diagnóstico de su proceso se informó: “Ya tenemos más de 15 equipos de trabajo, pero el trabajo se sigue haciendo igual”. Esto lo único que demuestra es que se enfocaron a formar equipos de trabajo como respuesta a la recomendación de “trabajar en equipo” y esto se repite en muchos casos, la recomendación se entiende como formar equipos de trabajo, por lo que queremos advertir: “formar equipos de trabajo, no es trabajar en equipo”. 2. El ejemplo más común que podemos anotar es el hecho de todas las empresas que se han organizado por puestos están fomentando el trabajo individual, y ¿cuál no? Como solución hemos antepuesto a este enfoque tradicional el enfoque de “organización por procesos”, el cual todavía no es bien entendido por muchas instituciones. Y las soluciones que se le dieron a esta problemática podrían ser: 1. Hacer la recomendación genérica de: “Fomentar el trabajo en equipo”, pero no ocurre así de fácil, se requiere tener un firme convencimiento de lograrlo y realizar todos los cambios en actitudes y comportamientos de jefes y gerentes para que pueda ocurrir. 2. Crear una organización basada en procesos, donde todos se reconocen como necesarios para logar sus objetivos y retos. 3. Crear estructuras de remuneraciones y reconocimientos basados en logros de los equipos y no basados en el trabajo individual. En el diagnóstico y seguimiento podemos decir que es necesario detectar el trabajo individual, no es fácil pero no imposible, esto es porque hemos fomentado esto en todos lados. Es necesario tomar en cuenta las soluciones que se han dado anteriormente. Hay que tener presente lo siguiente cuando se ha fomentado el trabajo por equipo: 1. Revise y fomente el lenguaje usado, deberían de haber caminado del “yo” al “nosotros”. 2. En las reuniones de trabajo deben de atenderse problemas del entorno: mercado, competencia, clientes, gobierno, etc. 3. Recuerda que un equipo maduro y exitoso resuelve retos que le pone su entorno, pero no se generan problema entre ellos. El planteamiento de problema 8 nos menciona otro tipo de problemática que se llama tomamos decisiones a priori, se menciona que la gente en la empresa no sabe tomar decisiones, que no saben o no quieren esto ha causado dificultades en la empresa. Siempre se presentan problemas a los que ya les habían dado solución antes, el personal toma decisiones sin analizarlas, sin darse cuenta de los resultados que estas pueden acarrear y generalmente se cometen los mismo errores, lo que ha originado que se inhiba esta acción. Entonces el personal ahora ya no decide todo lo pregunta. Alguno de los síntomas son: • Se presentan problemas que ya se habían resuelto con anterioridad • Continuos errores en la toma de decisiones • Centralizada la toma de decisiones • Muchos problemas crecen porque no se toma la decisión a tiempo En cuanto las lecciones se menciona que la toma de decisiones siempre será una situación que debemos fomentar en el personal de la empresa, y es que la gente se acostumbra muy fácil a delegar “hacia arriba” cuando se requiere tomar una decisión, prefiere siempre delegársela al jefe. La toma de decisiones es una situación inherente a todos los puestos de la organización, pero la administración no lo ve de esta manera. Cuando la gente toma decisiones por iniciativa propia, lo hace sin una metodología apropiada, sin reflexión ni análisis de la información requerida, por lo que con frecuencia se comete errores, siendo reprimida por la administración e inhibida para continuar decidiendo y, entonces, volvemos a la situación de que la gente no toma decisiones; se cae en un círculo vicioso: 1. La gente no toma decisiones 2. La gente no sabe tomar decisiones 3. La gente toma malas decisiones 4. La gente comete errores en la toma de decisiones 5. La gente es reprendida por sus malas decisiones 6. La gente no toma decisiones Recuerden que para resolver la situación definitivamente es necesario actuar en dos líneas de trabajo: 1. Que la gente aprenda a tomar decisiones 2. Que la gente sepa que debe tomar decisiones Algunos ejemplos son: En un curso que dimos a un grupo de gerentes de nivel medio en una empresa de productos químicos, me decían los participantes: “¿Ahora si nos van a dejar tomar decisiones? Porque si no tomamos decisiones es porque no nos dejan.” Es frecuente escuchar situaciones como 1. El vendedor de autos a su jefe: “Disculpe, señor, está un cliente que quiere ver si le podemos conseguir un auto “X” color rojo, ¿qué le digo? El vendedor sabe que es una práctica común conseguir carros, cuando el cliente desea uno que no se tiene en inventarios propios, se consigue a través de agencias amigas. Pero no quiere adquirir el compromiso de hacerlo y busca que sea el jefe que se comprometa. Existen las siguientes soluciones a esta problemática: Establecer una política clara y contundente en el sentido de que toda persona debe tomar decisiones inherentes a su puesto. 2. Definir en las descripciones de puestos los tipos genéricos de decisiones que se deben tomar en cada uno de ellos 3. Ofrecer a todo el personal, de manera ya planeada, un taller sobre la metodología para la toma de decisiones 4. Promover la toma de decisiones en el personal y evitar aceptar que la gente delegue hacia el jefe. En el diagnóstico y el seguimiento de la problemática esto es lo que se podía realizar para ver que las soluciones dadas vayan funcionando de manera adecuada y ocasionen un progreso en la organización: Debemos detectar la situación de cada organización en la toma de decisiones, esto serpa cosa de los gerentes o jefes de primer nivel, qué tanto dejan y que tanto permiten que el personal que se encuentra a su cargo tome decisiones y que tanto estos las toman en cuenta. Y una forma o manera de hacerle seguimiento a esta problemática sería observar los reportes de resultados semanales o mensuales que genera cada diferente área de la empresa u organización. En ellos deben de aparecer reflejadas, en resultados las decisiones tomadas en el período. Y por último tenemos el planteamiento del problema 10, que este nos muestra otra problemática diferente que se puede presentar en una empresa u organización. En el caso 10 le llaman a la problemática, tenemos gente obediente, pero no participativa, que quieren decir que cuentan con empleados o personal cumplido, pero es muy poca o escasa su participación. Se ha fomentado en muchas organizaciones que el mejor empleado, es el más obediente lo que ha creado son sistemas de reconocimiento, implícitos o explícitos en los estilos de dirección que se encargan de premiar exactamente a los más obedientes. Hemos hecho de nuestra gente solo elementos de producción, carentes de iniciativa y creatividad. Algunos de los síntomas que se presentan en esta problemática son: • La gente no participa en ningún evento de mejora que se haya programado • La gente hace lo que se le pide, pero no da ni ofrece su opinión: “A mí así me dijeron que lo hiciera” • La gente se compromete en su obligación o quehacer, pero no con los resultados de su trabajo, para ellos lo que salga o resulte está bien. • No se ha hecho ningún cambio en el trabajo que provenga de las ideas que da o aporta el personal Ahora si mencionamos las lecciones nos dicen que el personal se ha acostumbrado a obedecer órdenes realmente podemos decir que son como robots, que están programados para hacer lo que les piden sin dar una opinión o proporcionar otras opciones, pero todo esto es debido a que las empresas lo han fomentado y eso es lo que han reconocido como digno de recompensarse. Pero lo que realmente necesitamos es gente creativa, gente innovadora para construir una nueva sociedad de trabajo. El futuro de las organizaciones será mucho más estable si se cuenta con las ideas y opiniones de todo el personal y no solo las de unos cuantos ejecutivos. Como dicen 2 cabezas piensan más que 1. Es tiempo de darnos cuenta de la importancia de contar con la participación activa de la gente, de reconocer que no tenemos “mano de obra” sino personal capaz de opinar y sugerir mejoras o aportar ideas para su trabajo y el de otros. Es obvio que una empresa que cuenta con las ideas de toda su gente para mejorar su trabajo tendrá un desempeño muy superior a otra que no lo haga, y esta puede ser la diferencia entre permanecer o cerrar el negocio, esta puede ser lo que le dé ventaja competitiva en el mercado. Estas y otras carencias que se detecten como existentes a través de los diagnósticos que se levanten en cada institución deberán quedar contempladas para su solución a través del modelo que se desarrolle. Algunos de los ejemplos acerca de esta problemática son; 1. El ejemplo más común que podemos dar es el hecho de que la gente no es consultada en la mejora de su trabajo. Si usted ya lo está haciendo, créame, es una de las pocas empresas que lo hacen. 2. En una empresa de San Bartolo Naucalpan encontramos que para iniciar su turno, el personal operario tenía que esperar a que el supervisor les asignara su trabajo, por lo que el turno nunca empezaba a la hora de entrada, sino hasta que el supervisor terminaba de repartir el trabajo. Esto además de la pérdida de productividad, estaba fomentando una dependencia enfermiza del supervisor. Y las soluciones dadas a este problema fueron las siguientes: Establecer un sistema de participación en 3 niveles: 1. Desarrollar un lenguaje participativo, donde la gente tenga oportunidad de manifestar una idea, opinión o sugerencia. 2. Implanten un canal de participación oficial, sistemático y estructurado, donde la gente pueda opinar y sugerir con la confianza y la seguridad de que sus ideas serán escuchadas, atendidas , etc. Cuando procedan. 3. Finalmente desarrollen los equipos de trabajo en cualquiera de sus modalidades, pero asegúrense de crear la estructura necesaria para que funcionen con el apoyo de la administración de la empresa. 4. Establezcan como costumbre una reunión de información periódica, donde den oportunidad al personal de manifestar cualquier idea, opinión y hasta quejas en su trabajo. En el diagnóstico y seguimiento Seria detectar si en su empresa no se cuenta con gente participativa debe ser fácil, partiendo de que si no han hecho nada para lograr la participación de su gente, lo más seguro es que no estén participando, aunque llega a darse el caso de que cuente con algunas personas que por decisión propia han desarrollado una conducta participativa. Una forma de mantener el seguimiento de un estilo participativo es, en 1er lugar, observando la conducta de la gente, no debería ser necesario ningún tipo de reporte para tener conciencia de que en la empresa se desarrolla un estilo participativo: sin embargo, si es conveniente evaluarlo a través de una encuesta periódica entre el personal. Con esto nos damos cuenta de las diversas problemáticas que puede tener una empresa u organización y que síntomas podemos detectar para implementar soluciones específicas que no sirvan y sean viables para el mejoramiento de la empresa y su mejor funcionamiento, notando que es de vital importancia realizar un diagnóstico y seguimiento de la problemática que nos permita ver si las soluciones dadas son buenas y nos garantizan el cambio y el funcionamiento pleno de nuestra organización.